La empresa vs la pandemia del coronavirus Covid-19

Lectura, conclusiones y recomendaciones para empresas familiares y mipymes en este nuevo entorno económico.

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En este post no encontrarás recomendaciones sanitarias, de esas ya está lleno el internet y que probablemente las autoridades de tu localidad ya te han hecho saber, sino que al finalizar de leer este artículo conocerás las causas que han de agravar esta situación económica, qué debes saber para tomar las desiciones correctas durante los próximos días y qué acciones concretas tomar en tu empresa en respuesta a esta turbulencia económica (como yo le llamo a la crisis). Lo siguiente no es de ninguna manera una receta que debes tomar como cierta, sino que deberás tropicalizar esta información a tu situación empresarial concreta y tomar las medidas necesarias que como dueño de empresa o director estás obligado para asegurar su supervivencia a lo largo de la etapa económica que estamos atravesando.

Al finalizar, encontrarás herramientas que te pueden ayudar a sortear mejor esta turbulencia económica y probablemente también otras que vengan.

Lectura

Soy asesor de empresas en temas financieros, patrimoniales, legal-corporativo y de prevención de lavado de dinero, en México. Sin embargo en mi desarrollo profesional llego a conocer las empresas a profundidad (en ocasiones conozco aspectos que ni los dueños, socios o accionistas conocen) debido a que trabajo con los dueños de las empresas, con mandos altos y mandos intermedios; puedo aprender de sus culturas, formas de trabajo y de cómo desempeñan sus labores operativas, de negocios y estratégicas. Me vuelvo una especie de amigo, confidente y asesor en las materias mencionadas (y otras).

Mi firma cuenta con 30 colaboradores y con 170 clientes a los que asesora (al momento de escribir este post) en las diferentes áreas de negocios mencionadas arriba. Van desde empresas pequeñas que facturan $22,000 USD al año hasta nuestro más grande cliente que factura $65,200,000 USD al año. Nuestros clientes se encuentran en las industrias de:

• servicios (Personales, a empresas, financieros, de la salud, de seguros, hospedaje, tecnología, etc.),
• comercio (Menudeo y mayoreo de bienes de consumo, transformación, etc.),
• sector primario (siembra y cosecha de vegetales, productos de origen animal para consumo humano, etc.)
• transformación (repuestos, sintéticos, autopartes, etc.)

Sin lugar a duda nuestros principales clientes se encuentran en la industria de la salud y de la construcción.

Lo que tienen en común, desde la más pequeña hasta la más grande, es que a todas les hace falta un plan eficiente de contingencia sanitaria. Lo digo con conocimiento de causa, ninguna está preparada para una contingencia sanitaria como la que estamos viviendo debido al Coronavirus COVID-19. Es cierto que algunas tienen ciertas competencias que por su propia naturaleza adoptan de nacimiento, por ejemplo:

• Empresas de tecnología. Por nacimiento, están adaptadas al mundo digital y usan eficientemente herramientas de trabajo colaborativo y descentralizado. No tienen reparo en usar herramientas de video conferencias o aplicaciones de gestión de proyectos para cumplir metas. Por perfil, no necesariamente requieren verse físicamente para dar seguimiento a metas y avances de trabajo. Sin embargo, en el área sanitaria creo que no están preparadas, en el área financiera, legal, de recursos humanos y otras. Más tienen un caracter que se adapta a los fundadores de las mismas que en la mayoría de los casos son millennials.
• Empresas de servicios. Similares a las de tecnología, la mayoría se encuentran relacionadas con herramientas de trabajo colaborativo, no tan sofisticadas y/o adaptadas sobre todo de mandos medios hacía abajo, pero al menos cuentan con el conocimiento básico. Al ser empresas de servicios, son entes proactivos y buscan mejorar la experiencia del cliente y optimizar tiempo/nómina, por ello tienen mayor entendimiento y orientación a mejora. Carecen de manera similar a las de tecnología, pero no en tal medida, de protocolos sanitarios, protocolos de emergencia, fondos financieros de emergencia y normalmente tienen cuentas por cobrar medias-altas, cuando son negocios B2B, con periodos de 30 a 120 días. Carecen fuertemente de orientación a responsabilidad individual y más bien las distribuyen por departamento, que al verse saturado o rebasado por este tipo de contingencias extraordinarias tienen a descuidar, una de dos, o las tareas ordinarias o las extraordinarias.
• Empresas de comercio. Por su naturaleza de tangibilidad, conocen de ciclos de flujo de efectivo y entienden a la perfección el tiempo de retorno del dinero en el corto plazo, conocen de plataformas administrativas de control de inventarios y órdenes de compra, generalmente conocen, de manera básica, su estructura de costos y algunas más sofisticadas manejan CRMs especializados. Pero al igual que las anteriores, ante este tipo de contingencias sanitarias “repentinas” no alcanzan a disminuir de manera ordenada su estructura de costos fijos para hacer frente a la baja de ventas con el efectivo de caja. Si su producto no es antifrágil podrían tomar la mala decisión de adquirir deuda o inyectar capital de otra área de negocio (incluso otros negocios con efectivo en caja) para intentar mantener la operación como hasta el momento, lo que sólo agrava las consecuencias en caso de que no mejore la condición comercial en el corto plazo.
• Empresas de transformación (construcción). Éstas son las que se ven más afectadas sin lugar a dudas. La industria de la construcción está fuertemente impulsada por el turismo, nacional e internacional. La construcción y el turismo son ese duo maravilla que se impulsan el uno al otro. Ya que el crecimiento empresarial (de cualquier industria) de ciudades o regiones, requiere de más inmuebles de vivienda para los nuevos habitantes que se verán atraídos a esa región, impulsará la construcción comercial por la demanda que los habitantes naturalmente tendrán. Éstos, en el corto o mediano plazo, buscarán viajar nacional o internacional. Pero, ese gran pero, al haber una desaceleración económica éstos habitantes, priorizarán el pago de sus costos fijos (créditos, hipotecas, rentas, alimentos, etc.) dejando de viajar, lo que de manera viciosa entorpecerá toda la cadena que antes era virtuosa. Por su modelo de negocios, las empresas de construcción están fuertemente apalancadas, y el costo financiero, que en un entorno comercial normal, se tiene controlado y medido, en un entorno como el actual se vuelve un tremendo némesis. Éstas trabajan en el mejor de los casos con un flujos de caja positivos de 90 y hasta 365 días. Los altos mandos que son el menor porcentaje en términos numéricos, tienen alta comunicación digital, lo que dramáticamente disminuye a 0 en los elementos operativos. Alarmantemente disminuye su capacidad de respuesta a esta contingencia sanitaria por la cantidad de colaboradores que regularmente tienen y la no respuesta inmediata puede consumir utilidades de varios proyectos previos o, en caso extremo, culminar con la pérdida de la inversión de la obra en proceso.

Si por desgracia cualquiera de las anteriores se aventuró en algún proyecto de inversión experimental, extraordinario de su operación regular, o de largo plazo se verá en serios aprietos financieros y dependiendo del colateral usado para el apalancamiento será el apuro patrimonial que tengan.

La mayoría de las empresas que conozco son empresas familiares, con presencia en todo el país, pero originarias de la región occidente. Con alto perfil técnico, sólidas habilidades de venta y con ambiciosa visión de crecimiento (geográfico y de ingresos normalmente). Sin embargo me he dado cuenta que el empresario occidental promedio carece de dos importantes competencias:

1. Datos para la disrupción. Normalmente, aunque viaja mucho por Europa y Asia, sus negocios se encuentran en industrias tradicionales o con distribución tradicional. Esto limita fuertemente la habilidad de descubrir nuevas brechas de diversificación de ingresos. Lo anterior es preocupante, porque si bien en su área geográfica (o en las que se encuentre) tiene un mercado identificado, difícilmente busca nichos o explora diferentes demográficos. Dejan de lado activos potencialmente valiosos para creación de nuevas fuentes de ingresos y desperdician totalmente la mayoría de los datos que generan en las operaciones que ya realizan, lo que los limita en descubrir fuentes internas de disrupción. Esto porque son más afines a hacer las cosas “como se han hecho” y aunque mencionen lo contrario, son muy resilientes al cambio. Aunque usan la tecnología para ciertos procesos, no resulta suficiente para la creación de nuevas fuentes de ingresos. Aprovechar esos activos, resulta fundamental en el crecimiento sostenible de la organización, e incluso me atrevería a decir, de su propia subsistencia.
2. Balance entre David y Goliath. No se ponen de acuerdo y la mayoría tiene problemas cuando quieren abrir nuevos mercados, productos, servicios o regiones. Unas empresas quieren iniciar como Goliath, quieren arrojar la casa por la ventana y sacrifican el resultado del trimestre con tal de aperturar esa nueva región, sacar con todo el marketing necesario el nuevo servicio, adquirir deuda y esa nueva maquinaria para la distribución regional objetivo. Un disparo de bazuca. Toda la carne en el asador. En otras palabras, desean entrar en este nuevo negocio por la puerta grande. Lo que en caso de tener bolsillos llenos y un flujo de caja abundante, no generaría ningún problema el aguantar algunos trimestres para ver el desempeño de este nuevo negocio. Sin embargo, me parece que en la mayoría de los casos no es así. Las empresas con bastante trabajo ganan el dinero para invertir en nuevas iniciativas, como para poder soportar varios trimestres sin ver un poco de retorno o punto de equilibrio. Me refiero pues, a que debería de ser medida la expectativa de inversión y el flujo de efectivo que éste generará. Claro, existen unicornios (como Amazon, Uber, etc.) que se pueden dar el lujo de quemar dinero sin que les quite el sueño a los inversionistas ni al CEO. En el entorno de la empresa familiar debe ser medido el retorno neto y sobre todo el tiempo en que este llegará. El usar la estrategia de Goliath puede ser peligroso, toda vez que de no funcionar el negocio, la pérdida financiera sería importante. En otro extremo de la ecuación, se encuentran las empresas con la estrategia de David. Éstas, llevan al extremo el bajo uso de recursos económicos en el arranque del nuevo proyecto. Lo que nos lleva a una curva de aprendizaje y error muy holgada. Al ser tan básica la inversión de recursos económicos (en ocasiones incluso se castiga también el tiempo invertido) prolonga más de la cuenta la recolección de datos necesarios y sesga las muestras analizadas del mercado, que lleva a conclusiones no confiables respecto a si el producto o servicio funciona o no. Escatimar en recursos estratégicos necesarios para la maduración de un producto o servicio es fatal para su salida y/o desempeño en el mercado. El saber cuáles son esos recursos estratégicos es la clave en la distribución de presupuesto económico, y es sólo aquel empresario diestro en el arte de la incursión en nuevos mercados o aquel que se asesora correctamente el que logra distribuir de manera correcta el presupuesto. Entonces, la estrategia del David, resulta igual de peligrosa que la de Goliath, pues si no se da en el blanco a la primera, los resultados sesgados podrían dar indicadores erróneos a la dirección para la toma de desiciones, tanto de incursionar con la cuchara grande, como de cancelar el proyecto. Lo que requieren entonces, es un balance entre ser Goliath en ciertas áreas estratégicas y ser David en aquellas que no generen el valor que más aprecia el cliente, al menos al inicio del nuevo proyecto.

Al estar limitados en estas dos competencias, la empresa familiar, lucha constantemente y más de lo debido en circunstancias de crisis o turbulencia económica.

Ligado a los datos para la disrupción, un recurso muchas veces olvidado por la empresa familiar es el uso de la información económica para la toma de decisiones en la empresa. El primer caso del coronavirus Covid-19 fue reportado el 31 de diciembre de 2019, si tan solo se hubiera prestado atención a la tasa de contagio y el ritmo al que se propagó el virus por la ciudad de Wuhan del 19 de enero al 2 de febrero de 2020, desde ese momento nos hubiéramos dado cuenta que sería una pandemia imparable. Esto significa que (a día que escribo esto) las empresas tuvieron 45 días cruciales para tomar decisiones difíciles en cuanto a recursos económicos para los siguientes meses: compra de activos de larga duración, inversiones a mediano o largo plazo, adquisición de créditos para compra de inmuebles para renta, bienes de lujo, remodelaciones no indispensables, contrataciones de expansión, etc. Ahora, lo que todos vemos son esas noticias de recortes abruptos de personal, descansos obligatorios sin goce de sueldo o incluso cierres totales de unidades de negocios. Hace un par de semanas escuché la frase “En el mejor de los casos si no pasa a mayores, vas a quedar en ridículo por tomar medidas extremas, en el peor de los casos, vas a sobrevivir por haberlas tomado” con la cual concuerdo profundamente, es mejor exagerar a la hora de prevenir que quedar en estado de indefensión por no haber actuado de manera adecuada y a tiempo.

En el mejor de los casos, las empresas tendrán un periodo de castigo de efectivo de 2 a 3 meses con un flujo de caja entre un 50% y 100% menos de lo habitual. En el peor de los casos se podría prolongar hasta 6 y 9 meses con un flujo de caja entre un 75% y 100% menos de lo habitual.

La pregunta es ¿Qué PYME puede soportar eso? Y me refiero a cubrir costos fijos y retención de talento. Ya que estos conforman la base fundamental de una organización.

Algo que aqueja fuertemente a la empresa familiar es la velocidad de respuesta. Por más pequeñas que sean, no hay una orientación a la velocidad y eso es muy grave ya que en estos momentos es fundamental la velocidad con que se tomen decisiones y se implementen. Ven más bien la toma de decisiones como un juego de ego, en donde parece que es más importante dejar en claro quién toma las decisiones que el beneficio que éstas acarrean. Por lo general hay dos o tres generaciones en la empresa familiar que toman decisiones, y esta brecha provoca puntos de vista muy distantes unos de otros. Lo importante es que los tomadores decisiones coincidan en que ante todo deben cuidar la visión de su empresa y en base a eso, decidir todo lo demás. Lo negativo de todo esto es que no se establecen mecanismos para tomar decisiones, y las mismas se toman sobre la marcha, lo que genera el mismo círculo vicioso de lucha de poder una y otra vez. Se piensa en la toma de decisiones de la empresa como el precursor a problemas familiares y se adopta apatía hacía cualquier insinuación al consenso en momentos que no es exigido. La manera más fácil de sortear esto es diseñar el modelo de respuesta para situaciones en particular antes de que éstas sucedan. Abundaré más adelante, pero adelanto que es importante que el foco de atención sea la seguridad de la empresa y de las familias que dependen de ella.

Conclusiones

Con base en lo anterior, puedo concluir que a la empresa familiar y mipyme le urge profesionalizarse para que pueda navegar de manera exitosa sobre situaciones como esta. Una fuerte capacitación del fundador, que muchas veces funge como el director general, es necesaria para dejar pensamientos limitantes y así escalar su empresa al verdadero potencial. Dejar el orgullo y otros vicios empresariales le ayudará al empresario a conformar un equipo de trabajo sólido que le permita salir de la operación del negocio y dedicarse a crear nuevas unidades de negocio o vender más servicios. Hay algo triste de lo que muchos empresarios no se dan cuenta, que a pesar de tener 10 empleados o 100, muchas veces son más auto-empleos que dueños de empresas por no profesionalizarse, no forjarse como dueños de empresas. Se educan y aprenden a ser “empresarios”, pero no dueños de empresa. Y en la medida que no se den cuenta y cuando lo hagan, que lo acepten, la empresa familiar y mipyme seguirá sufriendo dificultades ante el más mínimo problema económico, operativo o en la cadena de suministro.

También que hay empresas a las que les pasan y pasan cosas pero no aprenden. Hace varias semanas me reuní (antes de la contingencia del Coronavirus Covid-19) con un cliente, de algunos 60 años, muy lúcido y feroz en los negocios; después de presentarle la información relativa a la junta, le pregunté cuál era su opinión del Covid-19 y me dijo que creía que no llegaría a nuestra ciudad y, muy seguro de sí mismo me dijo que, en caso de hacerlo él “ya había pasado por otras contingencias sanitarias”. No abundé más al respecto y pensé que por su edad, la experiencia le había dado los conocimientos necesarios sobre cómo navegar a buen puerto en este tipo de crisis. Hasta hace unos días (ya iniciada la contingencia) me llamó para preguntarme qué estaban haciendo mis otros clientes y si le recomendaba mantenerse abierto o cerrar, después de darle mi punto de vista de la situación y mis recomendaciones, no me aguanté las ganas y le pregunté que había hecho él en las ocaciones anteriores ante este tipo de contingencias y sólo me contestó “Siempre despido a todos y contrato nuevas personas cuando todo pasa”. Quedé totalmente decepcionado por su respuesta. Pero mi cliente tiene eso de lo que padecen muchos empresarios: tener problemas y no aprender de ellos. Aprender de los problemas no es poder decir “ya pasé por eso” sino, crear una metodología en la que cada que se afronta un problema se puedan describir las causas que llevaron a cometer ese error o que colocaron en esa situación y tomar acciones para no volver a repetirlas. Una vez ejecutada la acción correctiva, analizar si fue la mejor y establecerla como primera opción la próxima vez que se presente una situación similar, o en caso de no haber sido la mejor decisión, de igual manera establecerla como el must-not de la siguiente situación. Pero veo con tristeza que las empresas pasan ciclos y se vuelven a tropezar con los mismos errores sin aprender como sortearlos la siguiente ocasión, pero el empresario sí se cuelga la medalla de “ya pasé por eso”, cuando en realidad de nada sirve si no se aprendió y se tomaron acciones al respecto.

Le va a ir mal a todo lo relacionado con el turismo, lujo y el entretenimiento físico, por el momento. Todos estos negocios se ven seriamente afectados durante el periodo de crisis, ya que las personas ahorran lo más que pueden y evitan erogar dinero que tal vez necesiten más adelante. Anticipo que estas industrias no se desempeñarán bien en un par de trimestres, hasta que la contingencia haya pasado y vuelva la confianza del consumidor ante la expectativa económica.

Muchas empresas van a ir a la quiebra. Es crudo de decir, pero es así. A menos que el gobierno haga un despliegue económico y legal que dé oxigeno a miles de mipymes, habrá una elevada tasa de mortalidad de empresas este año, este primer semestre. Durante mucho tiempo he predicado que las crisis, no son más que periodos de oportunidades, que bien pueden ser para ti o bien pueden ser para alguien más. Lo que es cierto es que por cada empresa que muera, por un limitado periodo de tiempo habrá un mercado vacante y deseoso por satisfacer sus necesidades de productos y servicios. Tal vez, incluso sea tu competencia o tal vez sea un jugador de un segmento de negocio al que aspirabas. Si estás líquido en este momento puede ser una gran oportunidad para adquirir, a precios más abajo de mercado, a competidores o empresas ya establecidas pero con problemas de efectivo en caja. Es momento que sustituyas la palabra crisis por la palabra oportunidades, eso desbloqueará tu mente y te permitirá ver las opciones de negocio que surgen frente a tus ojos.

La economía no tomará su curso como lo conocemos hoy en día hasta mínimo un periodo de 18 meses. Si estabas pensando que sólo serán 2 semanas que estará así el mercado, claramente no es realista esa expectativa y podría ser peligroso que confíes en eso. Debes aceptar que la realidad económica ya no será la misma como lo fue en Octubre de 2019. El no aceptar el cambio, que ya sucedió, no te ayudará a pensar nuevas estrategias de negocios que deberás adaptar en tu actual empresa o para pensar en nuevas fuentes de negocios que se abrirán derivado de esta nueva realidad. Nuevos nichos de negocio crecerán y debes estar preparado e informado para aprovecharlo.

Siempre digo que existen tres etapas antes del cambio: la negación, la aceptación y la acción. Cada una de ellas juega un rol importante dentro del aprendizaje, y en la medida que aprendas a navegar de una manera más rápida por cada una de ellas, lograrás mejores resultados, aunque de esto profundizaré en otra ocasión. Lo importante ahora es que identifiques en qué etapa estás y qué es lo que debes hacer para pasar a la acción, que es donde debes centrarte la mayor parte del tiempo.

Para que te funcionen las recomendaciones siguientes, es importante que sepas que son resultado de experiencias en reuniones y acciones de crisis de varios de mis clientes y de las acciones que también implementamos en mi firma. No son simples teorías vagas o suposiciones, son acciones que realmente han sido aplicadas en la práctica para intentar salvar empresas.

Aparentemente, el panorama es desolador. Pero con el paradigma económico vigente en agonía. Para esto deberás deberás adoptar competencias que ayuden a tu empresa a adaptarse a las circunstancias como son: agilidad, comunicación, profesionalización de la mipyme y empresa familiar, mayor análisis de estrategias de negocios, vocación al cliente, enfoque a resultados y fidelización de clientes, proveedores y equipo, entre otros.

Recomendaciones

He escuchado muchas recomendaciones de prevención social para esta etapa de Coronavirus Covid-19, desde distanciamiento social hasta desinfección de áreas de trabajo y lavado de manos; pero y, ¿Qué pasa con las empresas, sus ingresos y operaciones?, ¿Qué harán con sus costos fijos?, ¿Qué harán con sus nóminas y demás gastos? No he visto que haya recomendaciones sobre qué hacer en esta etapa para que las empresas no se vayan a la quiebra.

El gobierno (mexicano) ha dejado en claro (al día de hoy) que no habrá recortes de impuestos y que tampoco habrá diferimiento de los mismos. Ante este panorama no queda más que tomar acción nosotros mismos.

Tengo varios puntos a compartir, divididos en dos categorías. Una, desde mi punto de vista, la debes aplicar y ejecutar de manera inmediata, a partir del día de hoy, si es que aún no lo haz hecho, y la otra categoría son recomendaciones que serán aplicadas en un entorno de operación regular para prevenir el siguiente desastre o turbulencia económica una vez que todo vuelva relativamente a la normalidad.

Para ejecución inmediata:

1. Trabaja el triple para alcanzar al menos el 75% de los resultados regulares.

Esta recomendación la he escuchado un par de veces, una de un youtuber que escucho seguido llamado Carlos Muñoz y otra de la directora de una empresa que mi firma asesora. Básicamente se trata de que, si como dueño de empresa trabajabas de 10 am a 4 pm (porque eres el jefe), esa realidad ya cambió y no es sostenible si deseas salvar tu empresa. Es necesario que te acerques con tus directores, gerentes y líderes para pedir su apoyo en este preciso momento, es crucial que tripliquen el trabajo que llevaban realizando hasta hace un par de semanas. No importa si por la contingencia están trabajando desde casa, deben en este mismo momento, tú y tu equipo, trabajar aún más para que la empresa no recienta este bache en el que toda la economía se sumió.

Esta es tu oportunidad de oro para fidelizar a los clientes que a pesar de la crisis aún te consumen, ya sea por gusto o porque así de indispensable es tu producto para ellos. Entrega más rápido, da descuentos por pronto pago, crea algún paquete especial de varios productos, ten más atención al servicio al cliente, reduce costos de venta, sé más agresivo que nunca en tu estrategia de ventas. Reúnete con tu equipo (de manera virtual) y creen una ofensiva de venta que logre superar la baja de ventas que tendrán, ya sea alcanzando nuevos nichos con nuevos productos o servicios, o con el mismo producto o servicio distribuyéndolo de manera distinta. Tu equipo más cercano será vital en este momento, habla con ellos y pídeles un poco más de su tiempo para lograr que la empresa no se hunda. Pero tal vez estés pensando que me refiero a que deben trabajar 24 horas (que tal vez deberían) operando y atendiendo correos electrónicos, haciendo cotizaciones, etc., pero más bien quiero transmitir que ese tiempo adicional que van a trabajar deben de pensar en estrategias comerciales agresivas para satisfacer más necesidades de los clientes que ya tienen o de nuevos clientes; piensen en nuevos procesos operativos que corten tiempos de producción o corten costos, que agilicen la información a la dirección para la toma de desiciones, adicionen nuevas herramientas administrativas que ayuden a una comunicación más eficaz y de control de la empresa, etc. Si tu empresa sobrevive este periodo de incertidumbre, y vuelve a ser la misma cuando toda esta contingencia sanitaria pase, habrás desperdiciado esta gran oportunidad para salir de tu zona de confort y crear a una empresa todo terreno. Si eres capaz de superar esta etapa adversa, serás capaz de superar cualquier obstáculo cuando todo vuelva a la normalidad.

Busca nuevas unidades de negocios, incluso no relacionadas a tu core business actual. Yo sé que nos es muy difícil desprendernos de nuestro negocio de un día para otro, pero debes actuar rápido para salvar a tu organización, ten en cuenta que entre más colaboradores tengas, más familias dependen de las decisiones que tomes en los próximos días. El solo pensar en esto puede ser sofocante, pero pensar de este modo te hará actuar con responsabilidad y audacia. Salva el mayor número de colaboradores, principalmente aquellos clave para el escalamiento de tu empresa. Esto puede significar que tal vez debas abrir nuevos servicios y nuevas fuentes en las que puedas cubrir la nómina de tu organización o una parte de ella.

Piensa también en tus proveedores, ellos también la están pasando mal y si tú logras sobrevivir a esto, vas a necesitar de ellos, pero si ellos no logran sobrevivir a esto vas a pasar un mal momento en tu cadena de suministro. Algo que me pareció excepcional es la estrategia del restaurante Pujol para apoyar a sus proveedores:

Fuente:

https://www.facebook.com/pujolrestaurante/photos/pcb.1477057572474405/1477055165807979/?type=3&theater

Conoces a tus proveedores más vulnerables, apóyalos en esta situación y cuando esta tormenta pase, serán más considerados contigo y más fieles a tu empresa. Como lo he venido diciendo a lo largo del artículo, es una etapa de oportunidades de todo tipo, tanto económicas como intangibles.

Tú y tu equipo de liderazgo deberán tomar estas decisiones, lo más importante va a ser asegurar el punto de equilibrio de tu organización a como de lugar. Tú eres el capitán del barco y tus colaboradores tienen fe en tus desiciones, no los defraudes y trabaja por ellos, al igual que en el ejemplo anterior, cuando la tormenta pase ellos sabrán que hiciste todo lo necesario para que tu organización no se separara, por lo que tendrás colaboradores más fieles. Nada como saber que tu líder es el primero y último que está ahí para salvar el barco. Predica con el ejemplo.

No lo tomes a la ligera, este punto puede que suene simple pero marcará la diferencia en tu empresa si lo aplicas de manera correcta, o incluso si no lo aplicas también habrá consecuencias. Imagina que tu hijo está en cama enfermo seriamente ¿Acaso no dejarías de hacer cualquier cosa para estar atento a él? Tu empresa también es tu hijo y requiere de tu atención absoluta por los próximos tres meses.

2. De ser posible, implementa inmediatamente protocolos para trabajo digital.

En estos momentos veo una sofocante cantidad de anuncios de soluciones de trabajo colaborativo en línea. En realidad son demasiados los que ya hay. En nuestro caso somos un equipo que normalmente se encuentra centralizado en una oficina desde donde se ejecuta toda la operación, del mismo modo en una red local tenemos un sistema controlado de archivos compartidos que sólo son accesibles con credenciales en la red local. Para nosotros un simple programa de red VPN fue suficiente para solventar el problema de comunicación de los principales programas que utilizamos y garantizar acceso seguro a nuestras carpetas compartidas en servidor local para continuar leyendo y guardando el trabajo realizado. En pocas palabras, las computadoras que cada uno de nuestros colaboradores tienen en sus casas trabajan como si se encontraran en la red local a través del sistema de VPN.

El programa que utilizamos se llama Hamachi by LogMeIn. Es un programa sencillo pero potente y los costos son súper bajos a comparación de otros que he visto en el mercado. Con este, los equipos de los colaboradores de mi firma se encuentran trabajando sin problemas, simplemente la operación se descentralizó.

Las implicaciones de trabajar desde casa para tus colaboradores, en caso de que tu negocio lo permita, son muy variadas. Lo más importante es que hables con ellos y les hagas saber que en esta contingencia necesitas que tu empresa funcione lo más normal posible y que deben hablar con su familia para que les permitan las horas necesarias para desempeñar las labores como si se encontraran en la oficina. De emergencia debes implementar reuniones breves a través de Zoom o Hangouts con ellos para elevarles la moral y hacerles saber que la empresa sigue.

Haz un esquema flexible para tus colaboradores y cuida a los mejores talentos. Sé que no poder llegar a la oficina y ver a tu equipo trabajando puede ser frustrante e incluso podrías pensar que realmente nadie está haciendo nada de lo que normalmente hace. Pero debes confiar en tu equipo y ellos te responderán, para que este esquema funcione debes tener muy claro cuales son las tareas y fechas de las que cada quien se debe hacer responsable. Con esto tendrás una visión clara de el avance del trabajo y evitarás estar enviando textos a tu equipo con “Cómo vas con esto”, “Cómo vas con aquello”. Si el desempeño de tu equipo no es el esperado, habla con ellos de la importancia que tiene esta etapa en la vida de la organización y de cómo su respaldo es vital para conservar clientes. En caso que no funcione, también puedes poner vacantes para trabajo remoto. Te garantizo que ésta puede ser la mejor época para encontrar talento, no todas las empresas reconocen que lo mejor que tienen es el talento humano, y tú te puedes aprovechar de eso para reclutar personas comprometidas y deseosas de marcar la diferencia en esta contingencia.

3. Acepta que tu presupuesto se verá afectado y corta inmediatamente cualquier gasto no esencial.

Plantea que en los próximos 24 meses tendrás el 50% del ingreso que regularmente tenías. Es algo que tal vez te cueste digerir y aceptar por lo fuerte que suena, pero créeme que en la medida que lo aceptes te encontrarás en la mejor posición para tomar desiciones de manejo de crisis para tu empresa. Te ayudará a separar lo indispensable de lo prescindible, simplemente por considerar los recursos económicos que requiere. Piensa de manera clara qué es aquello fatalmente indispensable para que tu negocio opere y quédate sólo con eso, corta todo lo demás que sólo te generará costos añadidos que tal vez tus clientes no estén valorando y que no te ayudarán si se prolonga la etapa de baja de ventas. En algún punto, tal vez te puedas encontrar en la difícil situación de tener que dejar ir a alguien de tu equipo para liberar carga financiera y tener mejores posibilidades de que tu empresa sobreviva con el flujo de caja restante frente alguna deuda financiera o con proveedores. Insisto en este punto, ya que lo más valioso que tiene tu organización son las personas.

Acepta que tus ingresos y presupuestos se verán impactados, dependiendo de tu industria, entre un 25% y 100%. La racha económica que tenías ya no volverá a ser igual. Por lo que cualquier proyección que tenías, deberás ajustarla de acuerdo a la afectación de la industria que atiendes.

Corta experimentos. Si en este momento estabas invirtiendo en la implementación de un sistema nuevo o en pruebas de nuevos servicios, corta todo lo que te robe energía y dinero en este momento. Es realmente importante que comuniques a la organización que se encuentran en una etapa de preparación para la contención de daños en los próximos 3 a 4 meses. Hazles saber de manera clara que mantener los clientes actuales es más importante y que deben enfocarse a reducir costos no esenciales. Cualquier remodelación o apertura de nuevas sucursales, detenla. Si estabas por firmar la renta a largo plazo o compra de algún inmueble, detenla. Si estabas pensando en cambiar de auto este mes o el siguiente, detenlo. Básicamente, cualquier compra que estuvieses pensando hacer que no sea fatal para que tu operación siga, no la hagas. Te lo digo por varias razones, en primera, las tasas de interés van a bajar en los próximos meses. En situaciones como éstas, los bancos centrales disminuyen las tasas de interés para incentivar el gasto y la inversión, por lo que cualquier crédito que adquieras en este momento tendrá una tasa de interés “actual”, en un año te estarás preguntando por qué tu crédito tiene una tasa de interés alto, si en el mercado es más baja. Además, piensa que el costo de oportunidad de cada dólar que gastes en algo no esencial, son días de nómina que no vas a poder cubrir en las siguientes semanas si no se corrige esta situación. Habla con tu arrendador y negocía el poder suspender los pagos de arrendamiento por un periodo mínimo de 3 meses y diluye esos 3 pagos en los siguientes 24 meses. Él, cómo tú, debe saber que si te vas a la quiebra se quedará sin inquilino, por lo que para todos es importante que la cadena productiva no se rompa.

Sé que el principal problema que hay en esta economía en turbulencia, es que las empresas no gasten, pero ten en cuenta que si tu empresa no libra este periodo, tus proveedores se quedarán sin un valioso cliente cuando esto pase. El juego es pensar en el mediano plazo (24–48 meses), por eso necesitas ahorrar lo más que puedas en este momento.

Si tienes deudas personales, ten mucho cuidado con lo que hagas con los recursos que genere tu empresa en los siguientes meses. Te recomiendo que valores fuertemente si en el mediano plazo es más dañino que pagues tus deudas o que mantengas los costos de tu empresa.

Para diseñar y ejecutar cuando termine la contingencia.

1. Crear un fondo de reserva para contingencias.

Así como en las finanzas personales destinamos un porcentaje para ahorro e inversiones, igual las empresas deben de tener un plan estructurado de ahorro en caso de emergencia que les permita planear mínimo 6 meses con costos fijos y sin nada de ingresos. No digo que debas hacerlo de manera inmediata o en el corto plazo, pero sí diseñar un plan de ahorro para que, por ejemplo, en 3 años completes ese fondo. Claramente, a lo largo de ese periodo tus costos fijos pueden elevarse, pero en la misma medida vas a ir ajustando tu plan de ahorro.

No es necesario que aquí hable de cómo elaborar un plan efectivo de ahorro, ni de la disciplina con que lo debes de acatar, ya que eso depende de tu empresa y tus conocimientos de finanzas, lo que sí te puedo decir es que busques la opción de que este ahorro sea en una cuenta bancaria en dólares en Estados Unidos. Esto permitirá que este ahorro sea 100% líquido pero sin que esté disponible de manera inmediata, ya que las transferencias internacionales tardan entre 1 y 3 días hábiles en reflejarse fondos, esto te dará el tiempo suficiente para que recapacites el gasto en caso de un impulso. Aunque parezca muy difícil o complicado abrir una cuenta bancaria en Estados Unidos, te podría sorprender saber que no es así, dependiendo de tu nacionalidad y recursos, podría ser incluso más sencillo. Si no es posible que abras una cuenta en Estados Unidos, con abrir una cuenta bancaria en Dólares, será suficiente, ya que la moneda americana tiende a apreciarse a la larga contra casi cualquier otra moneda del mundo. Si además de eso, puede transferirse a una cuenta de inversión semifija, podrías obtener algún rendimiento para que la inflación no consuma el poder adquisitivo.

Quiero dejar en claro que el objetivo de este fondo de contingencia no es para que inicies un portafolio de inversión de ingresos pasivos, sino que es tener disponible suficiente efectivo en caja para afrontar precisamente este tipo de situaciones en donde tus costos fijos se ven amenazados. Te garantizo que dormirás mejor en la siguiente turbulencia de mercados sabiendo que tu organización tiene garantizada una línea de oxigeno por seis meses sin ingresos, y, tanto tu familia como tu salud, agradecerán esa calma con la que tomarás el siguiente reto. Lo repito, no interesa tanto el rendimiento que puedas conseguir si ese dinero se va a una cuenta de inversión, eso ya es un “plus”, lo que es importante es que forjes el hábito de ahorro como empresa para una situación futura similar.

2. Crear protocolos y modelos organizados de trabajo remoto.

Si tu empresa no tiene de manera permanente un esquema en que tus colaboradores pueden realizar trabajos de manera remota, es importante que monitorees todos los días el desempeño que el trabajo remoto que estás implementando por la contingencia, que hagas una reunión semanal para hablar con tus gerentes y directores para que haya una retroalimentación y la siguiente semana implementes mejoras. Pulir un sistema de teletrabajo puede ser complicado, y más bajo las condiciones en las que lo tuviste que implementar, pero velo como una etapa de aprendizaje acelerado donde en cuestión de días o semanas tendrás los problemas que hubieras tenido en meses o años si fuera un proyecto secundario en tu organización. Detecta esos problemas e implementa acciones de prevención y mejora, cuando termine el riesgo social, te darás cuenta que hay opciones para descentralizar tu empresa y que para crecer vas a requerir que sean implementadas de manera permanente.

No solo se trata de una necesidad de crecimiento, sino que en el mediano plazo las empresas que ofrezcan este modelo de trabajo tendrán más oportunidades de reclutar mejor talento y abrir sus puertas a la fuerza laboral de nueva generación.

La próxima vez que haya la necesidad de no acudir a la oficina por alguna causa de contingencia sanitaria, tu operación no sufrirá estrés.

3. Practica la meditación.

En cualquiera de sus formas y lo más que puedas. He escuchado mucho que practicar meditación o yoga es muy aburrido o que es difícil “dejar la mente en blanco” nada más alejado de la realidad. La meditación viene en muchas formas y de distintas aplicaciones, te recomiendo que cuando se normalice la situación busques meditar. Esto te dará claridad en tus pensamientos y te permitirá crecer como persona, recuerda que entre mejor persona seas, más alto podrás llegar en el mundo económico.

Inicia tomando un cuaderno y pluma. Vacía durante 10 minutos diarios todas las ideas de negocio que te lleguen a la cabeza. Velas estructurando y relacionando unas con otras en diagramas de flujo y mapas conceptuales. No importa si no tienes buena caligrafía, lo importante es el ejercicio de vaciar tus ideas a papel, ese simple acto ya se considera meditación. Sólo tienes que dedicarle 10 minutos al día para mejorar como persona o crecer tu negocio, ¿Quién no tiene 10 min al día?, es más, ¿Quién no tiene 10 min al día para mejorar su negocio? Poco a poco te darás cuenta como mejora tu concentración y empezarás a tener más pensamientos, todos los días, de cómo mejorar en el mundo empresarial y en el aspecto humano. Como personas tendemos a hablar de temas de entretenimiento, lo cual no es en absoluto malo, lo que sí es perjudicial es que le dediquemos más tiempo a charlas de series o chismes de “famosos” que a como mejorar el negocio (o iniciar nuevos). Después de eso irás aumentando cada vez más el tiempo que aplicas en meditar sobre estos temas hasta que crees tu propia rutina de crecimiento personal/empresarial. A esto le puedes (debes) sumar la lectura de libros de temas de empresa, que harán que cualquier idea que tengas se vea mejor aterrizada con los conocimientos técnicos que adquirirás. Tal vez lo habrás leído en otro lado, pero imagínate que Warren Buffett dedica el 80% de su día a leer. Si ellos han alcanzado algún logro económico, es porque han dedicado más tiempo a la preparación y capacitación que los CEOs promedio. Es tu obligación como dueño de empresa llevar al mejor resultado posible a tu organización.

Otra forma de meditación que tendrá incuantiables beneficios es el Yoga. Y no, el yoga no es sinónimo de hippie, ni viceversa. El yoga es una práctica que conectará tu respiración, tu mente y tu cuerpo. No es necesario que viajes a La India, ni que te vuelvas un adepto a este mundo, pero practicar yoga de manera regular hará que seas más consciente del papel que juega tu cuerpo.

Meditar e informarte te ayudará a diseñar más estrategias para tu negocio y subirte y navegar con éxito las próximas tendencias.

Fuentes.

https://es.wikipedia.org/wiki/Pandemia_de_enfermedad_por_coronavirus_de_2019-2020_en_Asia (20 de marzo 2020)

https://es.wikipedia.org/wiki/Pandemia_de_enfermedad_por_coronavirus_de_2019-2020_en_Asia#/media/Archivo:2020_coronavirus_patients_in_China.svg (20 de marzo 2020)